Anda mungkin tidak menyadari betapa pentingnya dokumentasi dalam mengelola suatu proyek atau bisnis. Namun, apakah Anda tahu bahwa tanpa pengelolaan dokumen yang baik, proyek atau bisnis menjadi tidak efisien? Inilah mengapa Anda perlu memahami tentang document control, karena hal ini merupakan bagian penting dari pengelolaan dokumen yang efektif. Mari kita mulai dengan mengenal konsep document control, dan mengapa hal ini sangat krusial untuk kesuksesan bisnis atau proyek Anda.
Apa itu document control?
Sumber: Hot Docs
Document control adalah proses pengelolaan dokumen dan informasi bisnis secara sistematis dan terstruktur. Pengelolaan dokumen yang baik akan membantu Anda memastikan bahwa dokumen yang relevan tersedia pada waktu yang tepat, dikelola dengan baik, dan disimpan dengan aman.
Jika Anda memikirkan bisnis Anda seperti sebuah mesin, maka document control adalah oli yang membuatnya berjalan dengan lancar. Tanpa document control yang baik, informasi dan dokumen bisa menjadi berantakan, sulit untuk ditemukan, dan bahkan bisa hilang atau rusak. Inilah mengapa document control sangat penting bagi kesuksesan bisnis Anda.
Namun, tidak semua perusahaan memahami betapa pentingnya document control. Beberapa bisnis bahkan tidak memiliki sistem document control yang terorganisir dengan baik, sehingga informasi dan dokumen menjadi sulit diakses dan sering kali tidak teratur. Hal ini bisa mengakibatkan waktu dan energi yang terbuang, kesalahan yang terjadi, dan bahkan peluang bisnis yang terlewatkan.
Dalam era digital seperti sekarang, document control juga harus mengikuti perkembangan teknologi dan disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Dengan adanya berbagai jenis software dan platform, seperti sistem manajemen dokumen, cloud storage, dan kolaborasi online, document control dapat menjadi lebih efisien dan terintegrasi.
Mengapa document control penting untuk perusahaan?
Menurut Globodox, document control penting karena membuat proses pengelolaan dokumen menjadi lebih sederhana dan terpusat. Bayangkan jika perusahaan Anda harus secara rutin menyimpan dokumen penting untuk keamanan. Tanpa sistem document control yang tepat, ada kemungkinan beberapa dokumen tidak disimpan pada tanggal yang ditentukan, membuat dokumen-dokumen tersebut rentan terhadap pengeditan atau bahkan penghapusan secara tidak sengaja.
Namun, dengan adanya kebijakan document control yang tepat, setiap anggota organisasi Anda akan mengetahui kapan dokumen harus disimpan, yang akan mengurangi kesalahan, kehilangan, dan penempatan dokumen yang salah. Pada dasarnya, document control memastikan bahwa semua dokumen menyelesaikan siklus hidup mereka dan menyediakan sistem untuk melacak dan mengambilnya.
Selain itu, document control juga membantu bisnis Anda untuk memenuhi persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku. Dengan sistem document control yang terorganisir dengan baik, bisnis Anda dapat dengan mudah menunjukkan dokumen dan informasi yang diperlukan saat diwajibkan oleh undang-undang atau ketentuan peraturan.
Namun, document control juga harus diikuti oleh perkembangan teknologi. Dalam era digital saat ini, banyak perusahaan yang menggunakan sistem manajemen dokumen, cloud storage, dan kolaborasi online untuk meningkatkan efisiensi document control. Dengan memanfaatkan teknologi, bisnis Anda dapat mempercepat dan mempermudah proses document control.
Siapa yang memerlukan document control system?
Anda mungkin berpikir bahwa document control hanya penting bagi perusahaan dalam sektor tertentu, seperti life science atau pengembangan produk high tech. Namun, kenyataannya hampir semua perusahaan membutuhkan sistem document control yang baik.
Sebagai contoh, jika bisnis Anda ingin menjual produk atau jasa ke perusahaan tertentu, seperti pasar internasional, maka Anda mungkin perlu memenuhi standar kualitas tertentu. Standar kualitas seperti ISO 9001:2015 mensyaratkan adanya sistem document control. Dengan memiliki sistem document control yang baik, bisnis Anda dapat memastikan bahwa dokumen-dokumen penting terkelola dengan baik dan sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan.
Sistem document control juga dibutuhkan dalam beberapa regulasi dan peraturan khusus, seperti ISO 13485:2016, serta regulasi perangkat medis FDA CFR 21 Bagian 11 dan 820. Jika bisnis Anda tidak memenuhi standar kualitas dan peraturan yang berlaku, Anda mungkin tidak bisa menjual produk Anda secara legal.
Selain itu, sistem document control juga membantu meningkatkan efisiensi bisnis Anda secara keseluruhan. Dengan sistem document control yang baik, dokumen-dokumen bisa dengan mudah diakses, ditemukan, dan dikelola, sehingga waktu dan sumber daya bisa digunakan dengan lebih efektif.
Cara kerja document control untuk bantu pengelolaan dokumen
Sumber: Assai Software
Anda tentu sudah tidak asing lagi dengan document control dan betapa pentingnya sistem ini dalam pengelolaan dokumen perusahaan. Namun, tahukah Anda bahwa terdapat beberapa tahap penting dalam cara kerja document control yang efisien dan berkualitas? Berikut ini adalah cara kerja document control menurut The ECM Consultant:
1.Metadata
Pertama, Anda harus memanfaatkan metadata. Metadata adalah istilah paling penting dalam manajemen informasi. Sebagai seorang pengontrol dokumen, Anda harus memanfaatkan metadata untuk meningkatkan klasifikasi dan pengambilan dokumen.
2.Alur Kerja Otomatis
Kedua, manfaatkanlah alur kerja otomatis. Tahap pengesahan dan peninjauan adalah bagian dari siklus dokumen. Sebagai pengontrol dokumen, Anda harus mengidentifikasi jenis dokumen yang harus disetujui atau ditinjau sebelum dipublikasikan. Proses ini dapat diotomatisasi untuk mempercepat proses bisnis.
Sistem yang baik akan memungkinkan Anda mengonfigurasi alur kerja khusus untuk berbagai jenis dokumen dan mempersonalisasikan seluruh siklus dokumen. Selain itu, sistem akan membantu dalam mengotomatisasi proses persetujuan untuk berbagai aktivitas seperti permintaan cuti, pesanan pembelian, dan faktur.
3.Integrasi dengan Sistem
Ketiga, integrasikan dengan MS Office dan Office365. Surel masih menjadi medium yang paling banyak digunakan untuk berbagi file dan berkomunikasi antara anggota tim. Oleh karena itu, sangat penting untuk memiliki kemampuan untuk mengimpor data langsung dari Outlook, Word, dan Excel ke dalam sistem. Manfaat lain yang signifikan adalah kemampuan untuk mempertahankan metadata, yang akan mempercepat proses impor dokumen ke dalam sistem.
4.Kelola Akses Dokumen
Keempat, kelola akses dokumen dengan baik. Sebagai pengontrol dokumen, Anda harus menjamin bahwa hanya orang-orang yang perlu melihat dokumen yang memiliki akses kepadanya. Ketika mengidentifikasi jenis dokumen, penting untuk menentukan siapa yang memiliki akses ke dokumen tersebut dan apa yang dapat dilakukan dengan dokumen tersebut.
Anda dapat menentukan tingkat akses dalam sistem pengelolaan dokumen tergantung pada peran pengguna dan izin yang mereka miliki atas konten ini. Beberapa orang, misalnya, dapat melihat dokumen, dan yang lain dapat mengeditnya, melakukan revisi, dan sebagainya.
Dengan mengikuti tahap-tahap tersebut, Anda dapat meningkatkan efisiensi dan kualitas pengelolaan dokumen dalam perusahaan. Sebagai hasilnya, Anda dapat memaksimalkan kinerja bisnis perusahaan dan meningkatkan produktivitas karyawan.
Manajemen dokumen digital Anda dengan cepat bersama Digiprimatera
Digiprimatera memiliki solusi sistem manajemen dokumen terbaik untuk Anda. Sistem Manajemen Dokumen (DMS) kami memberikan Anda transformasi untuk dokumen konvensional menjadi dokumen digital untuk meningkatkan kelincahan dan efisiensi operasional dokumen.
Dengan DMS kami, dokumen Anda akan disederhanakan dan diatur dengan teknologi tinggi sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda. Selain itu, DMS kami dapat menjaga keamanan dari informasi dalam dokumen dari bahaya yang tidak diinginkan.
Kami menggunakan teknologi pemindaian, OCR (Pengenalan Karakter Optik), ICR (Pengenalan Karakter Intelijen), database PostgreSQL, PHP, dan NodeJS untuk memastikan DMS kami dapat menghasilkan pengelolaan dokumen yang lebih baik dan efisien.
Jangan biarkan dokumen Anda menjadi hambatan bagi produktivitas bisnis Anda. Hubungi kami sekarang juga di Digiprimatera untuk informasi selengkapnya tentang DMS kami.
