Procurement adalah salah satu aspek paling vital dalam manajemen bisnis modern. Dalam dunia yang semakin global dan kompetitif, kemampuan untuk mengelola pengadaan barang dan jasa dengan efisien dapat menjadi pembeda antara keberhasilan dan kegagalan suatu perusahaan. 

Tanpa sistem procurement yang efektif, organisasi berisiko menghadapi masalah seperti keterlambatan pengiriman, kualitas produk yang buruk, hingga biaya yang membengkak. Oleh karena itu, pemahaman mendalam tentang apa itu procurement, tujuannya, serta tahapan-tahapan utamanya menjadi sangat penting. Dalam artikel ini, kita akan menggali lebih dalam tentang konsep dan proses procurement. Yuk simak!

Apa itu Procurement?

Procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh sebuah organisasi untuk memenuhi kebutuhan operasionalnya. Proses ini mencakup berbagai tahapan, mulai dari identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok, negosiasi kontrak, hingga pengawasan atas pengiriman dan penerimaan barang atau jasa tersebut. 

Procurement bukan hanya sekedar pembelian; ini adalah serangkaian langkah strategis yang melibatkan analisis pasar, evaluasi pemasok, serta pengelolaan hubungan dengan pihak eksternal.

Procurement sering kali dibagi menjadi dua kategori utama: goods procurement dan services procurement. 

  • Goods procurement: mencakup pengadaan barang fisik seperti bahan baku, komponen, atau produk jadi. Contohnya, perusahaan manufaktur mungkin memerlukan bahan mentah seperti baja atau plastik untuk produksi produknya?. 
  • Services procurement:  melibatkan pengadaan layanan seperti jasa konsultasi, pemeliharaan, atau layanan teknologi informasi. Misalnya, sebuah perusahaan mungkin memerlukan jasa firma hukum untuk menangani aspek legal bisnisnya

Apa Tujuan dari Procurement?

Tujuan utama dari procurement adalah untuk mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh organisasi dengan harga yang kompetitif, kualitas yang baik, dan pada waktu yang tepat. Secara spesifik, beberapa tujuan utama dari procurement adalah:

  1. Efisiensi Biaya: Mengurangi biaya total kepemilikan (total cost of ownership) melalui negosiasi harga yang kompetitif dan pemilihan pemasok yang tepat.
  2. Kualitas Produk/Jasa: Memastikan bahwa barang atau jasa yang diperoleh sesuai dengan standar kualitas yang diinginkan oleh organisasi.
  3. Keberlanjutan Pasokan: Menjamin ketersediaan barang atau jasa yang kontinu, terutama untuk barang-barang yang penting bagi operasional bisnis.
  4. Pengelolaan Risiko: Mengidentifikasi dan mengurangi risiko yang terkait dengan pengadaan, seperti risiko ketergantungan pada satu pemasok atau risiko fluktuasi harga.
  5. Kepatuhan Hukum dan Etika: Memastikan bahwa semua aktivitas pengadaan sesuai dengan hukum yang berlaku dan standar etika bisnis.

Contoh Penerapan Procurement

Untuk menggambarkan bagaimana procurement bekerja, mari kita ambil contoh dari industri manufaktur otomotif. Misalkan sebuah pabrik mobil membutuhkan suku cadang tertentu untuk memproduksi model baru. 

Proses procurement dimulai dengan identifikasi kebutuhan yang mencakup spesifikasi teknis dari suku cadang tersebut. Setelah itu, pabrik mengeluarkan request for quotation (RFQ) kepada beberapa pemasok potensial. Para pemasok ini kemudian mengirimkan penawaran mereka, yang mencakup harga, waktu pengiriman, dan kualitas produk.

Setelah menerima penawaran, tim procurement pabrik tersebut akan mengevaluasi dan memilih pemasok berdasarkan berbagai faktor seperti harga, kualitas, keandalan, dan reputasi pemasok. 

Setelah pemasok dipilih, negosiasi kontrak dilakukan untuk menetapkan syarat-syarat pembayaran, pengiriman, dan lainnya. Setelah kontrak ditandatangani, proses purchasing dimulai dengan pembuatan purchase order (PO) dan pemasok kemudian mengirimkan barang sesuai dengan PO tersebut. 

Barang yang diterima akan melalui proses inspeksi untuk memastikan kualitas dan kesesuaian dengan spesifikasi yang telah disepakati??.Procurement bukan hanya tentang mendapatkan barang atau jasa dengan harga terendah, tetapi juga tentang mendapatkan nilai terbaik untuk uang (value for money), yang mencakup kualitas, keandalan, dan keberlanjutan pasokan?. 

Apa bedanya purchasing dan procurement?

Purchasing dan procurement sering kali dianggap sinonim, tetapi sebenarnya ada perbedaan mendasar antara keduanya. Purchasing lebih spesifik mengacu pada proses pembelian barang dan jasa. Ini mencakup aktivitas seperti penempatan pesanan pembelian, penerimaan barang, dan pembayaran. Purchasing adalah salah satu bagian dari proses procurement yang lebih luas.

Di sisi lain, procurement adalah proses yang lebih komprehensif yang mencakup semua aktivitas yang terlibat dalam memperoleh barang atau jasa. Ini termasuk analisis kebutuhan, seleksi pemasok, negosiasi kontrak, dan manajemen hubungan dengan pemasok. Selain itu, procurement juga melibatkan strategi pengelolaan inventaris, evaluasi pemasok, dan pengukuran kinerja pemasok.

Singkatnya, purchasing adalah tindakan spesifik dari membeli barang atau jasa, sedangkan procurement adalah keseluruhan proses strategis yang melibatkan perencanaan dan pengelolaan pengadaan.

Aspek

Procurement

Purchasing

Definisi

Proses strategis yang mencakup semua tahapan pengadaan barang dan jasa, termasuk analisis pasar, negosiasi, dan manajemen hubungan pemasok.

Aktivitas taktis yang fokus pada pembelian barang dan jasa, biasanya terbatas pada pemrosesan pesanan dan pembayaran.

Fokus

Mencakup keseluruhan siklus hidup barang atau jasa, dengan penekanan pada nilai jangka panjang, penghematan biaya total, dan hubungan jangka panjang dengan pemasok.

Berfokus pada aspek transaksional pembelian, termasuk harga dan ketersediaan barang atau jasa, dengan penekanan pada memenuhi kebutuhan segera.

Pendekatan

Proaktif: Melibatkan perencanaan strategis untuk memenuhi kebutuhan organisasi, termasuk evaluasi pemasok dan manajemen risiko.

Reaktif: Merespons kebutuhan yang telah ditentukan, seringkali berfokus pada pemenuhan permintaan yang ada.

Cakupan

Meliputi identifikasi kebutuhan, penilaian pemasok, negosiasi kontrak, dan manajemen pasca-pengadaan.

Meliputi pembuatan pesanan pembelian, penerimaan barang, dan pembayaran kepada pemasok.

Hubungan dengan Pemasok

Membangun dan mempertahankan hubungan jangka panjang dengan pemasok, termasuk evaluasi kinerja dan negosiasi ulang kontrak.

Berfokus pada transaksi individu tanpa fokus yang signifikan pada hubungan jangka panjang.

Kegiatan Kunci

Survei pasar, permintaan proposal (RFP), negosiasi, pengelolaan kontrak, dan penilaian risiko.

Pemesanan, penerimaan, dan pembayaran barang atau jasa.

Tujuan Utama

Mengoptimalkan nilai dan efisiensi jangka panjang, mengelola risiko, dan mencapai keunggulan kompetitif.

Memastikan barang atau jasa yang diperlukan tersedia pada waktu dan harga yang tepat.

Tahapan Proses Utama dalam Procurement

Proses procurement adalah serangkaian langkah yang memastikan organisasi dapat memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan secara efisien dan efektif. Proses ini biasanya melibatkan beberapa tahapan utama, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga evaluasi pasca-pengadaan. Berikut adalah tahapan utama dalam proses procurement:

1. Identifikasi Kebutuhan

Tahap ini melibatkan pengenalan kebutuhan barang atau jasa yang diperlukan oleh organisasi. Proses ini sering kali melibatkan berbagai departemen untuk memastikan kebutuhan yang diidentifikasi adalah esensial dan relevan dengan tujuan bisnis??.

2. Permintaan Pembelian (Purchase Requisition)

Setelah kebutuhan diidentifikasi, departemen terkait mengajukan permintaan pembelian kepada tim procurement. Dokumen ini mencakup detail seperti deskripsi barang atau jasa, jumlah, dan spesifikasi lainnya. Permintaan ini kemudian ditinjau untuk memastikan kesesuaian dengan anggaran dan kebijakan internal??.

3. Evaluasi dan Seleksi Pemasok

Pada tahap ini, tim procurement mencari dan mengevaluasi pemasok potensial. Ini termasuk mengirimkan permintaan proposal (RFP) atau permintaan penawaran (RFQ) untuk mendapatkan informasi mengenai harga, kualitas, dan waktu pengiriman. Setelah itu, pemasok dievaluasi berdasarkan kriteria seperti biaya, kualitas, dan kepatuhan terhadap spesifikasi?.

4. Negosiasi dan Kontrak

Setelah pemasok dipilih, tahap negosiasi dimulai. Negosiasi ini mencakup diskusi mengenai harga, syarat pembayaran, waktu pengiriman, dan aspek lain dari kontrak. Setelah mencapai kesepakatan, kontrak formal ditandatangani, yang kemudian menjadi dasar hukum untuk transaksi tersebut?.

5. Manajemen Pesanan (Order Management)

Pesanan pembelian (Purchase Order/PO) kemudian dibuat dan dikirimkan ke pemasok. Pemasok harus memenuhi pesanan sesuai dengan ketentuan dalam PO. Pada tahap ini, penting untuk memonitor proses pengiriman dan memastikan bahwa barang atau jasa diterima sesuai dengan yang diharapkan??.

6. Pemeriksaan dan Penerimaan

Setelah barang atau jasa diterima, mereka diperiksa untuk memastikan bahwa spesifikasi yang disepakati terpenuhi. Jika ada ketidaksesuaian, organisasi dapat mengajukan komplain atau meminta penggantian. Pemeriksaan ini penting untuk menghindari masalah kualitas yang dapat mempengaruhi operasi bisnis??.

7. Pembayaran dan Dokumentasi

Setelah barang atau jasa diterima dan diverifikasi, tahap berikutnya adalah pemrosesan pembayaran. Tim keuangan memverifikasi faktur dari pemasok dan memastikan pembayaran dilakukan sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati. Semua dokumen terkait, termasuk PO, faktur, dan laporan pemeriksaan, harus disimpan dengan baik untuk audit dan kepatuhan??.

8. Evaluasi Kinerja Pemasok

Setelah proses procurement selesai, penting untuk mengevaluasi kinerja pemasok. Ini termasuk menilai kualitas barang atau jasa, ketepatan waktu pengiriman, dan kepatuhan terhadap kontrak. Hasil evaluasi ini dapat digunakan untuk pengambilan keputusan di masa depan mengenai apakah akan terus bekerja sama dengan pemasok tersebut atau mencari alternatif lain??.

Transformasi secara digital bisnis Anda bersama Digiprimatera

Apakah Anda ingin meningkatkan efisiensi dan kelincahan operasional dokumen di perusahaan Anda? Digiprimatera hadir sebagai solusi terbaik untuk kebutuhan transformasi digital dokumen Anda. Kami menawarkan Sistem Manajemen Dokumen (DMS) yang memudahkan konversi dokumen konvensional menjadi dokumen digital yang mudah diakses dan dikelola.

Dengan teknologi canggih seperti OCR (Optical Character Recognition) dan ICR (Intelligent Character Recognition), Digiprimatera memastikan semua dokumen digital dapat diidentifikasi dan diproses secara efisien. Sistem ini dibangun dengan menggunakan database PostgreSQL yang andal serta bahasa pemrograman seperti PHP dan NodeJS, memberikan fleksibilitas yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan spesifik organisasi Anda.

Keamanan dokumen adalah prioritas utama kami. Sistem Digiprimatera dilengkapi dengan fitur keamanan yang ketat untuk melindungi dokumen dari berbagai risiko seperti kebakaran, banjir, dan akses tidak sah. Dengan Digiprimatera, Anda dapat memastikan bahwa semua informasi penting tetap aman dan terlindungi.