Apa itu arsip elektronik?
Arsip elektronik adalah proses penyimpanan dan pengelolaan data digital untuk memastikan bahwa data Anda aman dan mudah diakses. Ini dapat mencakup dokumen elektronik, email, foto, video, dan banyak lagi. Tujuan dari arsip elektronik adalah untuk memastikan bahwa data Anda tetap aman dan terorganisir, sehingga Anda dapat dengan mudah mengaksesnya ketika Anda membutuhkannya.
Salah satu manfaat utama dari arsip elektronik adalah bahwa itu dapat membantu Anda mengurangi risiko kehilangan data. Misalnya, jika Anda menyimpan semua dokumen Anda secara fisik dan terjadi kebakaran atau banjir, Anda mungkin kehilangan semua dokumen Anda. Namun, jika Anda memiliki salinan digital dari dokumen tersebut yang disimpan dalam arsip elektronik, Anda dapat dengan mudah mengambil salinan dari dokumen tersebut tanpa kehilangan data asli.
Selain itu, arsip elektronik juga dapat membantu Anda mempercepat proses pencarian data. Karena semua data Anda terorganisir dengan baik dalam sistem arsip elektronik, Anda dapat dengan mudah mencari dan menemukan dokumen atau informasi yang Anda butuhkan dalam hitungan detik. Hal ini akan membantu Anda menghemat waktu berharga Anda dan memungkinkan Anda untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih penting.
5 Manfaat arsip elektronik
Sumber: Club TC
Anda mungkin pernah mengalami situasi ketika Anda mencari dokumen atau file penting dan tidak dapat menemukannya. Atau mungkin Anda khawatir tentang keamanan data Anda karena mereka disimpan secara fisik di kantor atau di komputer yang mudah diakses. Inilah di mana arsip elektronik dapat membantu Anda. Di sini adalah lima manfaat utama arsip elektronik:
1.Mengurangi Risiko Kehilangan Data
Dengan arsip elektronik, Anda dapat memastikan bahwa data Anda aman dan terlindungi. Anda dapat menyimpan file penting Anda dalam arsip elektronik dan mengaksesnya kapan saja dan di mana saja. Dalam kasus kehilangan data karena kecelakaan atau bencana, seperti kebakaran atau banjir, Anda masih dapat mengakses salinan cadangan yang disimpan dalam arsip elektronik.
2.Meningkatkan Produktivitas
Dengan arsip elektronik, Anda dapat dengan mudah mencari dan menemukan dokumen atau file yang Anda butuhkan. Anda tidak perlu lagi menelusuri rak atau mengecek folder secara manual. Sebagai gantinya, cukup ketik kata kunci dan hasilnya akan muncul dalam hitungan detik. Ini akan membantu meningkatkan produktivitas Anda dan memungkinkan Anda untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih penting.
3.Memudahkan Kolaborasi
Arsip elektronik memungkinkan Anda untuk berbagi dokumen dan file dengan mudah dengan kolega atau rekan kerja. Anda dapat mengatur izin akses untuk memastikan bahwa setiap orang hanya dapat mengakses dokumen atau file yang sesuai dengan pekerjaan mereka. Ini akan memudahkan kolaborasi tim dan meningkatkan efisiensi kerja.
4.Hemat Biaya
Arsip elektronik dapat membantu Anda menghemat biaya dalam jangka panjang. Sebagai contoh, dengan mengurangi kertas dan toner yang Anda gunakan untuk mencetak dokumen, Anda dapat menghemat uang Anda. Selain itu, arsip elektronik memungkinkan Anda untuk menghemat waktu berharga Anda yang dapat digunakan untuk fokus pada tugas-tugas penting lainnya.
5.Meningkatkan Keamanan Data
Dengan arsip elektronik, Anda dapat memastikan bahwa data Anda terlindungi dan aman. Anda dapat mengatur izin akses untuk memastikan bahwa hanya orang yang memiliki hak akses yang dapat mengakses dokumen dan file Anda. Selain itu, arsip elektronik juga dapat membantu Anda melindungi data Anda dari serangan virus atau malware yang dapat mengancam keamanan data Anda.
5 Contoh arsip elektronik
Jika Anda adalah pemilik bisnis atau bekerja di sebuah perusahaan, Anda pasti mengerti pentingnya penyimpanan dan pengaturan arsip digital. Namun, apakah Anda tahu bahwa ada beberapa jenis arsip digital yang dapat digunakan untuk mengelola informasi digital Anda? Mari kita lihat beberapa contohnya.
1.Cloud storage:
Dengan menggunakan layanan cloud storage seperti Google Drive atau Dropbox, Anda dapat menyimpan dan mengelola dokumen dan file digital Anda dari mana saja, asalkan Anda memiliki koneksi internet yang stabil.
2.Sistem manajemen dokumen (DMS):
Sistem ini memungkinkan Anda mengelola dokumen digital Anda dengan efektif, dengan menyediakan fitur seperti kontrol versi, alur kerja, dan keamanan yang canggih.
3.Sistem manajemen arsip elektronik (EMA):
Sistem ini memungkinkan Anda menyimpan dan mengelola dokumen arsip Anda dengan mudah dan efisien, termasuk dokumen yang memiliki nilai historis dan arsip yang bersifat legal.
4.Digital asset management (DAM):
Sistem ini dirancang untuk menyimpan dan mengelola aset digital seperti foto, video, dan file audio, dan menyediakan fitur seperti pengindeksan, pencarian, dan pengaturan metadata.
5.Email archiving:
Dengan menggunakan layanan email archiving, Anda dapat menyimpan dan mengatur email secara efektif, memungkinkan Anda untuk mencari dan memulihkan email dengan cepat dan mudah, bahkan jika Anda telah menghapusnya dari kotak masuk Anda.
Langkah pembuatan arsip elektronik
Sumber: Dreamstime
Untuk mulai membuat arsip elektronik ada beberapa langkah yang perlu Anda ikuti. Berikut ada beberapa langkah penting pembuatan arsip elektronik.
1.Identifikasi Kebutuhan Anda
Langkah pertama dalam pembuatan arsip elektronik yang efektif adalah dengan mengidentifikasi kebutuhan Anda. Pertimbangkan tipe dokumen atau file yang Anda ingin simpan, frekuensi akses, dan izin akses yang dibutuhkan oleh pengguna. Pastikan untuk memikirkan kebutuhan masa depan Anda juga, sehingga Anda dapat merencanakan arsip elektronik Anda dengan baik.
2.Pilih Platform dan Software yang Tepat
Setelah mengidentifikasi kebutuhan Anda, pilihlah platform dan software yang tepat untuk membuat arsip elektronik. Beberapa pilihan platform yang dapat Anda gunakan antara lain Google Drive, Dropbox, atau Microsoft OneDrive. Pastikan Anda memilih platform yang sesuai dengan kebutuhan Anda dan juga menyediakan fitur keamanan yang cukup.
3.Buat Struktur Folder yang Jelas
Setelah memilih platform, buat struktur folder yang jelas untuk arsip elektronik Anda. Pastikan setiap dokumen atau file memiliki tempat yang jelas dalam struktur folder Anda. Anda dapat membuat folder untuk jenis dokumen tertentu, seperti faktur atau kontrak, atau membuat folder untuk setiap proyek yang Anda kerjakan.
4.Gunakan Nama File yang Mudah Dikenali
Agar mudah ditemukan, pastikan Anda memberikan nama file yang mudah dikenali. Hindari penggunaan nama file generik seperti "dokumen1" atau "file2". Sebagai gantinya, gunakan deskripsi yang jelas dan spesifik tentang dokumen atau file tersebut. Misalnya, jika Anda menyimpan kontrak dengan klien tertentu, beri nama file "kontrak_klien_x".
5.Tetapkan Sistem Penomoran yang Konsisten
Jika Anda menggunakan sistem penomoran dalam arsip elektronik Anda, pastikan untuk tetap konsisten. Gunakan format penomoran yang sama untuk setiap dokumen atau file yang Anda simpan. Ini akan membantu Anda mencari dokumen atau file dengan mudah dan menghindari kebingungan.
6.Lindungi Data Anda dengan Backup Berkala
Terakhir, pastikan untuk melindungi data Anda dengan melakukan backup berkala. Simpan salinan cadangan dari arsip elektronik Anda di lokasi yang berbeda dari komputer atau server utama. Ini akan membantu Anda melindungi data Anda dari kerusakan atau kehilangan akibat kecelakaan atau bencana.
Kelola arsip digital Anda dengan dokumen manajemen sistem dari Digiprimatera
Anda ingin meningkatkan efisiensi dan kelincahan operasional dokumen di perusahaan Anda? Maka solusinya adalah DIGIPRIMATERA, penyedia Sistem Manajemen Dokumen (DMS) terbaik!
Kami membantu mengubah dokumen konvensional Anda menjadi dokumen digital yang dapat dengan mudah diakses dan dikelola. Dengan teknologi tinggi seperti OCR dan ICR, serta database PostgreSQL, PHP, dan NodeJS, kami mengoptimalkan pengelolaan dokumen sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda.
Tidak hanya itu, keamanan dokumen Anda juga dapat dilindungi. Dengan sistem manajemen dokumen kami, Anda dapat menjaga dokumen Anda dari bahaya seperti kebakaran, banjir, dan hal-hal tidak diinginkan lainnya.
Jangan ragu untuk menghubungi kami sekarang juga untuk informasi lebih lanjut. Digiprimatera hadir untuk memberikan transformasi digital untuk bisnis Anda!
