Dalam era digitalisasi yang sedang berlangsung, dokumen berbasis digital telah menjadi pusat perhatian dan mendapatkan popularitas yang signifikan. Ketika teknologi semakin maju, perubahan ini memberikan dampak yang luas dan positif pada cara kita menyimpan, mengelola, dan berbagi informasi. Dalam artikel ini, kita akan menggali lebih dalam untuk memahami pengertian dan manfaat dari dokumen berbasis digital dalam era digitalisasi.
Mengenal dokumen berbasis digital
Dalam dunia yang semakin terhubung dan tergantung pada teknologi, dokumen berbasis digital menjadi penting karena fleksibilitas, kecepatan, dan efisiensi yang ditawarkannya. Dokumen berbasis digital merujuk pada file atau informasi yang disimpan dalam bentuk elektronik dan dapat diakses, dikelola, dan dibagikan melalui perangkat digital. Hal ini memberikan manfaat yang luar biasa, baik bagi individu maupun organisasi, dalam mengelola informasi mereka.
Dokumen berbasis digital adalah dokumen yang disimpan dalam format elektronik, yang dapat diakses, dikelola, dan dibagikan melalui perangkat digital. Dokumen ini dapat berupa teks, gambar, suara, atau kombinasi dari semuanya. Contoh umum dokumen berbasis digital termasuk file PDF, dokumen Word, spreadsheet Excel, presentasi PowerPoint, gambar JPEG, dan banyak lagi.
6 Manfaat dokumen digital
Berikut ini adalah 5 manfaat dokumen berbasis digital yang dapat mengubah cara Anda bekerja dan menyimpan informasi.
Efisiensi Penyimpanan dan Pengelolaan
Dokumen berbasis digital memungkinkan penyimpanan dan pengelolaan yang lebih efisien dibandingkan dengan dokumen fisik. Dalam era digitalisasi, penyimpanan fisik yang memakan ruang dan rawan kerusakan menjadi tantangan yang diatasi dengan menggunakan dokumen berbasis digital. File-file ini dapat disimpan dalam penyimpanan awan (cloud storage) atau server lokal, yang memungkinkan akses yang mudah dan cepat.
Kemudahan Akses dan Kolaborasi
Dokumen berbasis digital dapat diakses dari mana saja dan kapan saja melalui perangkat digital yang terhubung ke internet. Hal ini memungkinkan kolaborasi tim yang lebih baik, terlepas dari lokasi geografis mereka. Dalam era digitalisasi, kerja sama dan kolaborasi menjadi lebih penting daripada sebelumnya, dan dokumen berbasis digital memungkinkan orang untuk bekerja bersama secara efektif.
Penghematan Biaya
Menggunakan dokumen berbasis digital dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan. Dibandingkan dengan pencetakan dan pengiriman dokumen fisik, menggunakan dokumen berbasis digital mengurangi biaya yang terkait dengan pemrosesan dan distribusi fisik. Selain itu, dokumen berbasis digital juga memungkinkan penggunaan tanda tangan elektronik, menghilangkan kebutuhan akan tanda tangan fisik, yang dapat menghemat biaya dan waktu.
Keamanan dan Perlindungan Data
Dokumen berbasis digital dapat dilindungi dengan lapisan keamanan yang kuat. Pengguna dapat menerapkan enkripsi, kata sandi, dan mekanisme otentikasi lainnya untuk melindungi dokumen mereka dari akses yang tidak sah. Selain itu, dengan menggunakan penyimpanan awan yang terpercaya, seperti Amazon Web Services atau Google Cloud, data dapat disimpan secara aman dan diakses hanya oleh pihak yang berwenang.
Pencarian dan Pengindeksan yang Mudah
Dokumen berbasis digital dapat dengan mudah diindeks dan dicari, memungkinkan akses yang cepat dan efisien ke informasi yang diperlukan. Dalam era digitalisasi, di mana data semakin melimpah, kemampuan untuk mencari dan mengakses informasi dengan cepat menjadi kunci. Dokumen berbasis digital memungkinkan pengguna untuk mengorganisir dan mencari informasi dengan cepat menggunakan fitur pencarian dan pengindeksan yang canggih.
Kelestarian Lingkungan
Dalam era digitalisasi yang semakin mengutamakan kelestarian lingkungan, menggunakan dokumen berbasis digital memiliki dampak positif pada lingkungan. Mengurangi penggunaan kertas dan pencetakan dokumen fisik membantu mengurangi penebangan pohon dan konsumsi energi yang terkait dengan proses manufaktur kertas.
Cara mengelola dokumen berbasis digital
Sumber: Ecanvas
Berikut ini adalah beberapa tips dan cara untuk mengelola dokumen berbasis digital dengan baik.
Organisasi Folder dan Subfolder
Salah satu langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah mengatur folder dan subfolder yang terstruktur untuk menyimpan dokumen-dokumen Anda. Buatlah kategori atau topik yang sesuai dengan jenis dokumen yang Anda miliki, misalnya "Laporan Keuangan", "Kontrak", atau "Presentasi". Kemudian, buatlah subfolder di dalam setiap kategori tersebut untuk memperinci dan mengelompokkan dokumen dengan lebih spesifik. Misalnya, dalam folder "Laporan Keuangan", Anda dapat memiliki subfolder "Laporan Bulanan" atau "Laporan Tahunan".
Penamaan Berkas yang Konsisten
Memberikan nama yang konsisten pada setiap berkas dokumen akan sangat membantu dalam pencarian dan identifikasi nantinya. Gunakan format penamaan yang jelas dan deskriptif. Sertakan informasi penting seperti tanggal, deskripsi singkat, dan versi jika diperlukan. Misalnya, "Laporan Keuangan Bulan Januari 2023_Final". Hal ini akan memudahkan Anda dalam menemukan dokumen yang diperlukan dengan cepat dan menghindari kebingungan antara versi dokumen yang berbeda.
Backup Rutin
Mengelola dokumen berbasis digital juga melibatkan kegiatan backup rutin untuk melindungi informasi Anda dari kemungkinan kehilangan atau kerusakan. Buatlah kebiasaan untuk secara teratur melakukan backup dokumen-dokumen Anda ke penyimpanan eksternal seperti hard drive eksternal atau penyimpanan awan (cloud storage). Pastikan backup tersebut dilakukan secara terjadwal agar Anda memiliki salinan cadangan yang selalu up-to-date.
Manajemen Versi Dokumen
Dalam lingkungan kerja yang melibatkan banyak perubahan dan kolaborasi, penting untuk memiliki manajemen versi dokumen yang efektif. Gunakan fitur versi dokumen yang disediakan oleh aplikasi seperti Microsoft Office atau Google Docs untuk melacak revisi dan perubahan yang dilakukan pada dokumen. Ini memungkinkan Anda untuk mengembalikan ke versi sebelumnya jika diperlukan atau membandingkan perubahan yang telah dilakukan.
Penggunaan Sistem Manajemen Dokumen (DMS)
Jika Anda memiliki volume dokumen yang besar atau bekerja dalam tim yang besar, mempertimbangkan penggunaan Sistem Manajemen Dokumen (DMS) dapat sangat membantu. DMS adalah platform yang dirancang khusus untuk mengelola, mengorganisir, dan berbagi dokumen dengan aman. DMS memungkinkan kolaborasi yang efektif, kontrol akses yang lebih baik, dan fitur-fitur lainnya seperti otomatisasi alur kerja dan pengindeksan dokumen.
Keamanan dan Perlindungan Data
Dokumen berbasis digital mengandung informasi yang penting dan sensitif, oleh karena itu, keamanan dan perlindungan data harus menjadi prioritas. Pastikan Anda menggunakan langkah-langkah keamanan yang tepat, seperti enkripsi, kata sandi yang kuat, dan mekanisme otentikasi ganda. Selain itu, gunakan penyimpanan awan yang terpercaya dan aman untuk menyimpan dokumen-dokumen Anda.
Manajemen dokumen digital Anda dengan cepat bersama Digiprimatera
Anda pasti sudah menyadari betapa pentingnya dokumen dalam operasional perusahaan Anda. Mulai dari dokumen keuangan hingga dokumen legalitas, dokumen-dokumen ini merupakan tulang punggung dari setiap bisnis. Namun, masih banyak perusahaan yang terjebak dalam pengelolaan dokumen manual yang memakan waktu dan biaya yang tidak sedikit.
Tetapi jangan khawatir! Kami memiliki solusi yang sempurna untuk masalah ini. Digiprimatera hadir sebagai sistem manajemen dokumen terbaik yang akan membantu perusahaan Anda beralih ke era digital dengan mudah. Dengan menggunakan DMS kami, Anda dapat mengubah dokumen-dokumen konvensional menjadi dokumen digital dengan cepat dan efisien.
Apa yang membuat Digiprimatera begitu istimewa? Kami tidak hanya menyediakan pengelolaan dokumen yang canggih, tetapi juga menghadirkan teknologi tinggi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi Anda. Ini berarti bahwa Anda akan mendapatkan solusi yang dirancang khusus untuk perusahaan Anda, meningkatkan efisiensi operasional dan kelincahan bisnis Anda.
Tetapi itu belum semuanya! Keamanan informasi dalam dokumen Anda juga merupakan prioritas utama bagi kami. Kami memahami betapa berharganya data perusahaan Anda, dan itulah mengapa kami menggunakan teknologi pemindaian, OCR (Optical Character Recognition), ICR (Intelligent Character Recognition), database PostgreSQL, PHP, dan NodeJS untuk menjaga keamanan dokumen Anda dengan tingkat yang lebih baik. Anda tidak perlu khawatir tentang bahaya seperti kebakaran atau banjir merusak dokumen berharga Anda.
Jadi, tunggu apa lagi? Saatnya beralih ke sistem manajemen dokumen terbaik dengan Digiprimatera! Jangan ragu untuk menghubungi kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya. Tim kami yang berpengalaman akan dengan senang hati membantu Anda menjelajahi semua fitur dan manfaat yang ditawarkan oleh Digiprimatera. Segera bergabunglah dengan kami dan rasakan perbedaan nyata dalam mengelola dokumen Anda.
