Kelebihan dan kekurangan surat elektronik apa saja? Surat elektronik atau email, telah menjadi bagian penting dari kehidupan kita sehari-hari, tidak hanya untuk bisnis, tetapi juga untuk keperluan pribadi. Beberapa keunggulan surat elektronik menjadikan nya banyak digunakan dalam bisnis. Namun disamping banyaknya kelebihan, ada beberapa kekurangan surat elektronik yang perlu Anda ketahui.

 

Apa itu surat elektronik?

Sumber: SU LMS

Surat elektronik, atau yang lebih dikenal dengan sebutan email, adalah sebuah bentuk komunikasi elektronik yang memungkinkan seseorang untuk mengirim pesan dalam bentuk teks, gambar, atau bahkan file terlampir melalui jaringan internet. Meskipun email pertama kali diciptakan pada tahun 1970, namun baru pada awal 1990-an, surat elektronik mulai populer dan menjadi salah satu alat komunikasi yang paling sering digunakan di seluruh dunia.

Bagi sebagian besar orang, email adalah alat yang sangat penting dalam kehidupan sehari-hari. Baik dalam bidang pekerjaan, bisnis, maupun kegiatan sosial, email telah mengubah cara kita berinteraksi dengan dunia di sekitar kita. Dari sekedar bertukar informasi hingga menjalin kerja sama yang sukses, email telah menjadi salah satu revolusi komunikasi yang paling signifikan dalam sejarah.

Namun, dengan banyaknya jumlah email yang diterima setiap harinya, membuat kita harus bisa memilah dan menyaring mana email yang penting dan mana yang tidak penting. Hal ini menjadi sebuah tantangan tersendiri bagi pengguna email, terutama bagi mereka yang menggunakan email untuk berbisnis.

Meskipun demikian, email tetap menjadi alat komunikasi yang sangat efektif dalam membangun hubungan bisnis dan mempertahankan koneksi yang ada. Dalam bisnis, email dapat digunakan untuk mengirimkan penawaran, memperkenalkan produk atau jasa baru, memperbaharui informasi, serta mengirimkan surat konfirmasi.

 

5 Fungsi Surat Elektronik

Selain sebagai alat untuk mengirim pesan, email juga memiliki berbagai fungsi yang membuatnya menjadi alat komunikasi yang tak tergantikan. Berikut adalah 5 fungsi surat elektronik.

1. Mengirim Pesan: 

Fungsi utama email adalah untuk mengirim pesan. Dalam bisnis, email digunakan untuk berkomunikasi dengan klien, pelanggan, dan rekan kerja. Dalam kehidupan pribadi, email digunakan untuk berkomunikasi dengan teman dan keluarga.

2. Penyimpanan surat: 

Email juga memiliki fungsi penyimpanan, sehingga kita dapat menyimpan pesan-pesan penting untuk membantu kita mengorganisasi informasi. Dengan fitur ini, kita dapat dengan mudah menemukan dan mengakses pesan kapan saja dan di mana saja.

3. Memberi notifikasi: 

Email juga dapat digunakan untuk memberikan pemberitahuan, seperti pemberitahuan pembayaran, jadwal rapat, dan pengumuman penting lainnya.

4. Pengiriman Dokumen: 

Email dapat digunakan untuk mengirimkan dokumen penting seperti kontrak, faktur, dan laporan keuangan. Dengan pengiriman dokumen melalui email, proses bisnis dapat menjadi lebih cepat dan efisien.

5. Email Marketing: 

Email digunakan sebagai alat pemasaran yang sangat efektif. Dengan mengirim email ke pelanggan atau prospek, bisnis dapat mempromosikan produk dan jasa mereka secara efektif dan efisien.

 

7 Kelebihan surat Elektronik yang Perlu Anda ketahui

Ada beberapa kelebihan dari surat elektronik yang membuatnya menjadi alat komunikasi digital. Berikut adalah tujuh kelebihan surat elektronik.

1. Efisiensi: 

Surat elektronik memungkinkan kita untuk mengirim dan menerima pesan dengan cepat dan efisien, bahkan ketika kita berada di tempat yang berbeda. Dibandingkan dengan cara tradisional seperti surat pos, email memungkinkan kita untuk mengirim pesan dalam hitungan detik.

2. Kemudahan Akses: 

Surat elektronik dapat diakses dari mana saja, kapan saja, dan dengan berbagai perangkat seperti laptop, smartphone, dan tablet. Kita hanya memerlukan akses internet untuk membaca dan mengirim email.

3. Hemat Biaya: 

Surat elektronik adalah salah satu cara yang paling hemat biaya untuk berkomunikasi. Dibandingkan dengan telepon atau surat pos, biaya untuk mengirim email jauh lebih murah bahkan gratis dalam beberapa kasus.

4. Mudah Disimpan dan Dikelola: 

Surat elektronik sangat mudah disimpan dan dikelola. Kita dapat membuat folder dan label untuk mengorganisasi email kita dan mencari pesan yang diperlukan dengan mudah.

5. Lebih Terorganisir: 

Surat elektronik memungkinkan kita untuk menyusun pesan dan mengirimkannya dengan lebih terorganisir. Dengan fitur penandai dan pengelompokan, email memudahkan kita untuk menyelesaikan tugas-tugas penting dengan cepat dan efektif.

6. Berbagi Informasi dengan Mudah: 

Surat elektronik memudahkan kita untuk berbagi informasi seperti dokumen dan gambar dengan cepat dan mudah. Dalam bisnis, email memungkinkan kita untuk mengirimkan dokumen penting seperti kontrak atau proposal dengan mudah dan cepat.

7. Memperkuat Hubungan dengan Pelanggan: 

Surat elektronik juga memungkinkan kita untuk memperkuat hubungan dengan pelanggan. Dalam bisnis, email dapat digunakan untuk mengirim tawaran khusus, diskon, dan informasi terbaru tentang produk atau layanan. Dengan cara ini, kita dapat membangun hubungan yang lebih baik dan memperkuat loyalitas pelanggan.

 

7 Kekurangan Surat Elektronik yang perlu Anda ketahui

Sumber: Hombase Digital

Berikut adalah tujuh kekurangan dari surat elektronik yang harus Anda ketahui sebagai pengguna yang bijak.

1. Kecenderungan untuk diabaikan: 

Surat elektronik mudah untuk diabaikan. Dalam keadaan yang sibuk atau terlalu banyak email yang diterima, pesan penting dapat terlewatkan atau terlupakan. 

2. Potensi Kehilangan Data: 

Surat elektronik dapat hilang atau rusak, terutama jika Anda tidak memiliki backup yang cukup. Hal ini dapat menyebabkan kehilangan informasi penting seperti email dari pelanggan atau dokumen penting.

3. Rentan Terhadap Serangan Malware: 

Surat elektronik dapat menjadi rentan terhadap serangan malware dan virus. Hal ini dapat merusak data dan informasi yang disimpan pada perangkat Anda atau yang dikirim melalui email.

4. Tidak Sepersonal Bertemu Langsung: 

Surat elektronik kurang personal dan kurang menghasilkan interaksi langsung seperti yang terjadi dalam pertemuan tatap muka. Hal ini dapat menyebabkan kesalahpahaman atau masalah komunikasi yang terjadi.

5. Keterbatasan Kreativitas: 

Surat elektronik memiliki keterbatasan dalam hal kreativitas. Email tidak dapat menunjukkan gaya atau ekspresi dengan baik seperti halnya dalam komunikasi verbal atau tulisan yang lebih formal.

6. Potensi untuk Overload:

Surat elektronik dapat menghasilkan overload atau terlalu banyak email yang masuk, terutama jika Anda menerima banyak pesan setiap hari. Ini dapat mengganggu produktivitas dan membuat Anda kelelahan secara mental.

7. Terlalu Mudah Disalahgunakan:

Surat elektronik juga dapat mudah disalahgunakan dan digunakan dengan tujuan yang tidak bermoral. Contohnya spam, phising, atau penipuan yang merugikan pihak lain.

 

Manajemen dokumen digital Anda dengan cepat bersama Digiprimatera

Surat elektronik adalah salah satu bentuk transformasi dokumen digital yang semakin umum digunakan oleh banyak organisasi di seluruh dunia. Namun, dokumen digital tidak hanya terbatas pada surat elektronik. Ada berbagai jenis dokumen digital lainnya yang memerlukan manajemen yang baik agar dapat meningkatkan efisiensi dan kelincahan operasional. Itulah mengapa Digiprimatera hadir dengan solusi tepat untuk Anda: Sistem Manajemen Dokumen (DMS).

DMS kami memberikan transformasi untuk dokumen konvensional menjadi dokumen digital, meningkatkan efisiensi operasional dokumen, dan memudahkan pengelolaan dokumen dengan teknologi tinggi yang kami adopsi sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda. Kami mengubah isi dokumen menjadi berbasis digital dan menyederhanakan pengelolaan dokumen dengan mengadopsi teknologi tinggi seperti pemindaian, OCR (Pengenalan Karakter Optik), ICR (Pengenalan Karakter Intelijen), database PostgreSQL, PHP, dan NodeJS.

Dengan DMS kami, keamanan informasi dalam dokumen juga akan terjaga dari bahaya yang tidak diinginkan seperti kebakaran, banjir, dan lainnya. Anda dapat memperoleh pengelolaan dokumen yang lebih baik dan meningkatkan kinerja bisnis Anda dengan mudah.

Jangan tunda lagi, hubungi kami sekarang juga di Digiprimatera untuk informasi selengkapnya tentang solusi manajemen dokumen yang tepat untuk bisnis Anda.