Dokumen Manajemen Sistem (DMS) merupakan salah satu cara yang efektif untuk mengelola dan menyimpan dokumen Anda dalam sebuah sistem terkomputerisasi. DMS tidak hanya memungkinkan perusahaan Anda untuk meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi biaya penyimpanan dokumen fisik, tetapi juga meningkatkan keamanan serta mempermudah berbagi dokumen dengan tim atau pihak eksternal.
Namun, siapa yang sebenarnya membutuhkan DMS? Pengguna dalam DMS dapat mencakup berbagai macam instansi. Setiap pengguna memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, namun DMS dapat membantu memastikan bahwa dokumen yang dibutuhkan selalu tersedia dan dapat diakses dengan cepat, mudah, dan aman. Yuk simak selengkapnya!
Apa itu Dokumen Manajemen Sistem?
Sumber: Indonesian Cloud
Dokumen manajemen sistem adalah suatu proses pengelolaan dan penyimpanan dokumen Anda yang dilakukan dalam sebuah sistem terkomputerisasi.Dalam sebuah dokumen manajemen sistem, dokumen dapat berupa dokumen digital, seperti file PDF, dokumen Microsoft Office, gambar, video, dan audio, maupun dokumen fisik seperti surat, laporan, atau faktur. Tujuan utama dari dokumen manajemen sistem adalah untuk memastikan bahwa dokumen yang dibutuhkan selalu tersedia dan dapat diakses dengan cepat, mudah, dan aman oleh orang-orang yang memerlukannya.
Dokumen manajemen sistem membantu bisnis Anda dalam memanajemen dan menyimpan dokumen dengan cara yang terstruktur dan efisien. Dengan menggunakan dokumen manajemen sistem, perusahaan Anda dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya penyimpanan dokumen fisik, meningkatkan keamanan dan kepatuhan, dan mempermudah berbagi dokumen dengan tim atau pihak eksternal.
Siapa yang Memerlukan Dokumen Manajemen Sistem?
Pengguna dalam dokumen manajemen sistem yaitu perusahaan, instansi pemerintah hingga rumah sakit. Simak selengkapnya!
1. Perusahaan
Dokumen manajemen sistem sangat penting bagi perusahaan untuk memastikan kelancaran operasi bisnis. Dengan menggunakan dokumen manajemen sistem, perusahaan dapat mengelola dan menyimpan dokumen dengan mudah dan aman, sehingga memudahkan akses bagi karyawan dan pemegang kepentingan bisnis lainnya.
2. Instansi pemerintah
Pemerintah membutuhkan dokumen manajemen sistem untuk mengelola dokumen dan data yang sensitif dan rahasia. Dokumen manajemen sistem membantu memastikan bahwa data yang sensitif dan penting tidak disalahgunakan, dicuri, atau hilang.
3. Institusi pendidikan
Institusi pendidikan, seperti sekolah dan universitas, membutuhkan dokumen manajemen sistem untuk mengelola dokumen siswa, anggaran, dan rencana pengajaran. Dengan menggunakan dokumen manajemen sistem, institusi pendidikan dapat mengoptimalkan kinerja dan efisiensi operasi mereka.
4. Organisasi nirlaba
Organisasi nirlaba, seperti yayasan dan LSM, membutuhkan dokumen manajemen sistem untuk mengelola donasi, anggaran, dan program yang mereka jalankan. Dokumen manajemen sistem membantu memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan dana dan sumber daya.
5. Rumah sakit dan lembaga kesehatan
Rumah sakit dan lembaga kesehatan membutuhkan dokumen manajemen sistem untuk mengelola rekam medis pasien, resep obat, dan data sensitif lainnya. Dokumen manajemen sistem membantu memastikan bahwa data medis tetap aman dan hanya diakses oleh pihak yang berwenang.
5 Manfaat Dokumen Manajemen Sistem untuk Bisnis Anda
Sumber: Laser Fiche
Dokumen Manajemen Sistem (DMS) membantu organisasi untuk mengelola dokumen dengan lebih efektif dan efisien. Berikut adalah 5 manfaat dari penggunaan DMS untuk bisnis Anda:
1. Peningkatan efisiensi operasional:
DMS memungkinkan organisasi untuk mengelola dokumen dengan lebih mudah, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk pencarian, pengiriman, dan pengolahan dokumen. Hal ini akan mengurangi beban kerja pada karyawan dan memungkinkan mereka untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih penting.
2. Penghematan biaya:
DMS dapat membantu mengurangi biaya yang terkait dengan cetak dan pengiriman dokumen fisik, ruang penyimpanan, dan penanganan dokumen. Selain itu, dengan DMS, organisasi dapat mengurangi risiko kehilangan dokumen penting atau informasi yang sensitif.
3. Meningkatkan keamanan:
DMS memungkinkan organisasi untuk mengontrol akses ke dokumen dengan cara yang lebih terstruktur. Hal ini membantu untuk melindungi dokumen dan informasi penting dari akses yang tidak sah dan meminimalkan risiko pencurian data atau informasi penting.
4. Peningkatan kolaborasi:
DMS memungkinkan karyawan untuk berkolaborasi dengan mudah pada dokumen yang sama, bahkan jika mereka berada di lokasi yang berbeda. Hal ini memudahkan tim untuk bekerja sama pada proyek dan meningkatkan efisiensi proses bisnis.
5. Peningkatan efektivitas pengambilan keputusan:
DMS menyimpan dokumen dengan cara yang terstruktur dan mudah diakses, memungkinkan organisasi untuk mengambil keputusan yang lebih cepat dan tepat. DMS juga memungkinkan pengguna untuk mencari dan menemukan dokumen dengan mudah, memungkinkan tim untuk membuat keputusan yang lebih baik dan meminimalkan risiko kesalahan akibat kurangnya informasi.
Contoh Kasus Solusi dari Dokumen Manajemen Sistem
Kita akan coba ambil perusahaan fintech sebagai contoh kasus kita. Perusahaan fintech memiliki banyak pelanggan dan transaksi yang berlangsung setiap hari. Setiap pelanggan yang ingin mengajukan pinjaman harus mengirimkan dokumen seperti KTP, NPWP, dan slip gaji. Perusahaan ini juga harus menyimpan dokumen-dokumen tersebut untuk tujuan verifikasi dan pengarsipan.
Sebelumnya, perusahaan tersebut hanya menyimpan dokumen-dokumen tersebut secara manual dalam folder dan rak. Hal ini menyulitkan tim verifikasi untuk mencari dan memeriksa dokumen yang dibutuhkan. Selain itu, perusahaan ini juga tidak memiliki sistem untuk memastikan kerahasiaan dokumen tersebut.
Maka dari itu, perusahaan ini memutuskan untuk mengimplementasikan solusi dokumen manajemen sistem. Dengan dokumen manajemen sistem, perusahaan ini dapat dengan mudah mengunggah dokumen-dokumen pelanggan ke dalam sistem dan mengatur hak akses untuk setiap dokumen agar hanya dapat diakses oleh tim verifikasi yang berwenang. Sistem ini juga memiliki fitur pencarian yang memungkinkan tim verifikasi untuk mencari dokumen dengan cepat dan mudah.
Dengan adanya sistem dokumen manajemen, perusahaan ini dapat meningkatkan kecepatan dan efisiensi verifikasi dokumen, sehingga dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pengajuan pinjaman. Selain itu, perusahaan ini juga dapat meningkatkan keamanan dan kerahasiaan dokumen pelanggan, sehingga dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan pada perusahaan.
Dalam jangka panjang, penggunaan dokumen manajemen sistem juga dapat membantu perusahaan untuk memenuhi persyaratan peraturan dan perundang-undangan yang terkait dengan penyimpanan dan perlindungan data pelanggan. Dengan demikian, perusahaan ini dapat memperkuat reputasinya sebagai perusahaan yang aman, andal, dan terpercaya di mata pelanggan dan regulator.
5 Cara Memilih Provider Dokumen Manajemen Sistem Terbaik
Memilih provider dokumen manajemen sistem yang tepat untuk bisnis Anda bisa menjadi tantangan. Ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan, seperti kebutuhan bisnis, anggaran, dan fitur yang diinginkan. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda memilih provider dokumen manajemen sistem yang tepat:
1. Evaluasi kebutuhan bisnis Anda
Sebelum memilih provider dokumen manajemen sistem, Anda harus mengevaluasi kebutuhan bisnis Anda. Pertimbangkan jenis dokumen yang Anda kelola, jumlah dokumen, dan siapa yang memerlukan akses ke dokumen tersebut. Pastikan provider yang Anda pilih dapat memenuhi kebutuhan bisnis Anda.
2. Tinjau fitur-fitur yang ditawarkan
Pastikan provider yang Anda pilih menawarkan fitur-fitur yang Anda butuhkan. Misalnya, jika Anda memerlukan integrasi dengan aplikasi pihak ketiga, pastikan provider tersebut mendukung fitur tersebut. Juga pastikan bahwa provider menawarkan dukungan untuk tipe file yang Anda gunakan.
3. Tinjau kemudahan penggunaan dan implementasi
Provider dokumen manajemen sistem harus mudah digunakan dan diimplementasikan oleh seluruh tim Anda. Pastikan provider menawarkan dukungan untuk implementasi dan integrasi yang lancar, serta mudah digunakan oleh seluruh pengguna.
4. Tinjau tingkat keamanan
Keamanan sangat penting dalam manajemen dokumen. Pastikan provider menawarkan fitur keamanan yang memadai, seperti otentikasi pengguna, enkripsi data, dan otorisasi akses dokumen.
5. Tinjau biaya
Biaya adalah faktor penting dalam memilih provider dokumen manajemen sistem. Pastikan Anda memilih provider yang sesuai dengan anggaran Anda. Tinjau biaya yang terkait dengan implementasi, lisensi, dan dukungan, dan pastikan Anda memahami struktur biaya secara menyeluruh.
Digiprimatera: Solusi Dokumen Manajemen Sistem Terbaik untuk Bisnis Anda
Dokumen Manajemen Sistem (DMS) kami memberikan Anda transformasi untuk dokumen konvensional menjadi dokumen digital untuk meningkatkan kelincahan dan efisiensi operasional dokumen.
Kami juga mengubah isi dokumen menjadi berbasis digital & bertujuan untuk menyederhanakan pengelolaan dokumen dengan mengadopsi teknologi tinggi sesuai kebutuhan organisasi Anda.
Dokumen manajemen sistem dapat menciptakan pengelolaan dokumen yang lebih baik. Serta mampu menjaga keamanan dari informasi dalam dokumen dari bahaya yang tidak diinginkan seperti kebakaran banjir dan lainnya.
Teknologi yang kami gunakan untuk produk transformasi digital ini adalah:
- Pemindaian
- OCR (Pengenalan Karakter Optik)
- ICR (Pengenalan Karakter Intelijen)
- Database PostgreSQL, PHP.
- NodeJS
Hubungi kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya di Digiprimatera!
