Pengertian Electronic Record Management

Electronic Record Management (ERMS) adalah sistem yang mengelola rekaman elektronik penting dalam organisasi. Ini termasuk rekaman bisnis, hukum, atau historis yang harus dijaga sesuai regulasi. ERMS memastikan integritas, autentikasi, dan retensi yang sesuai dari rekaman elektronik, serta memenuhi persyaratan kepatuhan. Sistem ini mendukung pencarian, penelusuran, dan audit rekaman, mengelola perubahan, serta meminimalkan risiko kehilangan atau kerusakan.

Electronic Record Management (ERMS) menjadi kunci dalam menjaga catatan berharga, mendukung transparansi, dan efisiensi dalam manajemen informasi organisasi. Dengan memanfaatkan teknologi, ERMS membantu organisasi mengelola warisan digital mereka secara efektif, memastikan aksesibilitas dan ketahanan dari rekaman yang memiliki nilai jangka panjang.

Fungsi Electronic Record Management

Electronic Record Management (ERM) adalah proses mengelola, mengatur, dan menyimpan rekaman atau dokumen dalam bentuk elektronik, seperti file digital atau data dalam sistem komputer. Fungsi ERM sangat penting dalam lingkungan bisnis modern di mana banyak informasi disimpan dalam bentuk digital. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari Electronic Record Management:

1. Pengelolaan Rekaman

Electronic Record Management berfungsi mengumpulkan, menyimpan, dan mengatur rekaman elektronik dengan metode terstruktur, memudahkan pencarian dan akses.

2. Keaslian dan Integritas

Electronic Record Management dapat menjaga integritas dan otentikasi rekaman selama masa retensi, menghindari perubahan yang tidak sah.

3. Pencarian Efisien

Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan kriteria tertentu, mengurangi waktu yang diperlukan untuk menemukan informasi.

4. Kepatuhan Regulasi

Memenuhi persyaratan hukum dan regulasi terkait retensi, perlindungan, dan pemusnahan rekaman.

5. Keamanan Data

Menyediakan lapisan keamanan untuk melindungi rekaman dari akses yang tidak sah atau pencurian data.

6. Penghapusan Teratur

Mengatur jangka waktu retensi rekaman dan menghapusnya sesuai kebijakan.

7. Kolaborasi Tim

Mendorong kolaborasi tim dengan fitur berbagi rekaman dan akses bersama.

8. Pelacakan Rekaman

Memberikan jejak aktivitas dan akses rekaman untuk audit dan pemantauan.

9. Efisiensi Operasional

Menghemat ruang fisik, waktu, dan sumber daya dengan pengelolaan rekaman digital.

10. Pengarsipan Jangka Panjang

Menyediakan penyimpanan aman untuk rekaman berharga dalam jangka panjang.

Cara Kerja Electronic Record Management

Cara kerja Electronic Record Management (ERM) melibatkan serangkaian langkah dan proses untuk mengelola rekaman atau dokumen dalam bentuk elektronik. Berikut adalah langkah-langkah umum dalam cara kerja ERM:

1. Identifikasi Kebutuhan

Langkah pertama adalah mengidentifikasi jenis rekaman atau dokumen yang perlu dikelola dalam bentuk elektronik. Ini bisa termasuk dokumen kontrak, email, laporan, gambar, dan lain sebagainya.

2. Pemilihan Sistem ERM

Pilih atau implementasikan sistem ERM yang sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda. Sistem ini dapat berupa perangkat lunak khusus untuk pengelolaan rekaman elektronik atau bagian dari solusi manajemen informasi lebih luas.

3. Pengumpulan dan Pencatatan

Rekaman elektronik harus dikumpulkan dan dicatat dalam sistem ERM. Informasi seperti metadata (misalnya, tanggal pembuatan, penulis, kategori) juga perlu dicatat untuk membantu identifikasi dan akses nanti.

4. Pengaturan Kategori dan Indeksasi

Kategorikan rekaman dalam struktur yang logis dan terorganisir. Indeksasi dan pemberian tag pada rekaman memungkinkan akses dan pencarian yang lebih efisien di kemudian hari.

5. Penyimpanan Elektronik yang Aman

Rekaman elektronik harus disimpan dalam lingkungan yang aman dan terlindungi. Ini mungkin melibatkan penyimpanan di server yang terlindungi, menggunakan enkripsi data, dan menerapkan kebijakan akses yang tepat.

6. Pengaturan Izin Akses

Tentukan siapa yang memiliki hak akses ke rekaman tertentu. Berikan izin yang sesuai berdasarkan peran dan tanggung jawab, untuk memastikan hanya pihak yang berwenang yang dapat mengakses dan mengelola rekaman.

7. Pencarian dan Pemfilteran

Sistem ERM harus memiliki kemampuan pencarian dan pemfilteran yang kuat, sehingga pengguna dapat dengan mudah menemukan rekaman yang mereka butuhkan berdasarkan kata kunci, tanggal, atau kriteria lainnya.

8. Pemeliharaan dan Revisi

Pastikan rekaman tetap diperbarui dan akurat. Jika ada revisi atau perubahan, sistem ERM harus mampu mengelola versi yang berbeda dan mencatat riwayat revisi.

9. Pemusnahan yang Terencana

Setelah rekaman tidak lagi diperlukan sesuai kebijakan, lakukan pemusnahan yang terencana dan aman. Ini dapat melibatkan penghapusan permanen atau arsip digital untuk rekaman bersejarah.

10. Pelacakan dan Audit

Sistem ERM seharusnya mencatat aktivitas pengguna, termasuk siapa yang mengakses, mengubah, atau menghapus rekaman. Ini penting untuk tujuan audit dan pemantauan.

11. Pemulihan Bencana

Pastikan ada rencana cadangan dan pemulihan untuk melindungi rekaman elektronik dari kehilangan atau kerusakan karena bencana atau kegagalan teknis.

12. Pelatihan Pengguna

Berikan pelatihan kepada pengguna tentang cara menggunakan sistem ERM dengan efektif dan efisien, termasuk cara mencari, mengakses, dan mengelola rekaman.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, organisasi dapat mengoptimalkan cara kerja Electronic Record Management untuk mengelola rekaman elektronik dengan efisien, aman, dan efektif.

Faktor Apa Yang Diperlukan Dalam Memilih Electronic Record Management Yang Tepat

Memilih Electronic Record Management (ERM) yang sesuai melibatkan pertimbangan terhadap beberapa faktor penting. Berikut adalah faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan saat memilih ERM yang cocok:

1. Kebutuhan Organisasi

Identifikasi kebutuhan spesifik organisasi Anda, seperti jenis rekaman yang akan dikelola, jumlah pengguna, dan fitur yang diperlukan.

2. Skalabilitas

Pastikan ERM dapat tumbuh seiring dengan perkembangan organisasi Anda, mampu menangani peningkatan jumlah rekaman dan pengguna.

3. Fitur dan Fungsionalitas

Tinjau fitur yang ditawarkan oleh sistem ERM, termasuk pencarian lanjutan, pengaturan izin, dan catatan revisi.

4. Integrasi dengan Sistem Lain

Evaluasi kemampuan ERM untuk berintegrasi dengan sistem lain yang digunakan oleh organisasi Anda.

5. Kemudahan Penggunaan

Pilih ERM dengan antarmuka yang mudah digunakan oleh berbagai tingkat pengguna.

6. Keamanan

 Pastikan ERM memiliki langkah-langkah keamanan yang kuat, termasuk enkripsi dan kontrol izin.

7. Dukungan dan Pemeliharaan

Pertimbangkan dukungan dan pemeliharaan yang ditawarkan oleh penyedia ERM.

8. Kepatuhan Regulasi

Pastikan ERM mematuhi regulasi dan standar yang berlaku.

9. Biaya Total Kepemilikan

Hitung biaya total kepemilikan ERM, termasuk biaya awal, pemeliharaan, dan pelatihan.

10. Referensi dan Ulasan

Cari referensi dan ulasan dari pengguna lain untuk mendapatkan wawasan lebih lanjut.

11. Fleksibilitas

Pastikan ERM dapat disesuaikan dengan kebutuhan unik organisasi Anda.

12. Pengujian dan Evaluasi

Lakukan uji coba atau evaluasi sebelum mengadopsi ERM secara penuh.

Memilih ERM yang sesuai adalah langkah penting untuk membantu organisasi mengelola rekaman elektronik dengan efektif. Lakukan riset dan konsultasi dengan ahli sebelum mengambil keputusan.

Digiprimatera: Bantu Pengelolaan Dokumen Anda Dengan Mudah

Apakah Anda tengah mencari cara untuk meningkatkan efisiensi dan fleksibilitas dalam pengaturan dokumen di perusahaan Anda? Jawabannya adalah DIGIPRIMATERA, penyedia unggulan dalam Sistem Manajemen Dokumen (DMS).

Kami mampu mengubah dokumen konvensional menjadi format digital yang mudah dijangkau dan dikelola. Dengan penerapan teknologi mutakhir seperti OCR dan ICR, serta penggunaan basis data PostgreSQL, PHP, dan NodeJS, kami mengoptimalisasikan pengelolaan dokumen sesuai dengan keperluan unik organisasi Anda.

Prioritas kami juga melibatkan keamanan dokumen. Lewat sistem manajemen dokumen kami, Anda dapat menjaga dokumen Anda dari ancaman seperti kebakaran, banjir, dan risiko lainnya.

Jangan ragu untuk menghubungi kami sekarang guna informasi lebih lanjut. Digiprimatera hadir untuk menghadirkan transformasi digital pada bisnis Anda!