Sistem manajemen dokumen, seperti namanya, memiliki tugas penting dalam mengatur dan mengelola dokumen-dokumen yang ada dalam suatu perusahaan. Namun, tahukah Anda bahwa manfaat yang bisa didapatkan dari sistem ini jauh lebih dari sekedar mengelola dokumen saja?
Apalagi saat ini sudah era digital dimana adanya transformasi dokumen kertas ke dokumen digital. Yang mana transformasi ini memberikan banyak manfaat bagi perusahaan terutama untuk mempercepat kinerja dan operasionalnya. Tapi tahukah Anda, laporan dari BBC menunjukan bahwa 21.000 dokumen rahasia perusahaan bocor? Hal ini dikarenakan, dokumen digital dapat diretas oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Untuk itu, sistem manajemen dokumen menjadi salah satu cara untuk mengatasi masalah tersebut. Dengan sistem keamanan yang lebih maka dokumen Anda tidak hanya lebih tertata tapi juga terjaga. Ingin tahu lebih lanjut? Dalam artikel ini, kami akan kupas tuntas sistem manajemen dokumen yang bisa jadi solusi untuk perusahaan Anda. Yuk simak!
Apa itu Sistem Manajemen Dokumen?
Sumber: Dreamstime.com
Menurut Aiim.org, sistem manajemen dokumen adalah penggunaan sistem dan perangkat lunak komputer untuk menyimpan, mengolah, dan melacak dokumen elektronik dan gambar elektronik dari informasi berbasis kertas yang ditangkap melalui penggunaan pemindai dokumen. Sistem manajemen dokumen juga sering disebut sebagai document management system (DMS).
Secara umum manajemen dokumen adalah cara organisasi Anda menyimpan, mengelola, dan melacak dokumen elektroniknya. Menurut ISO 12651-2, dokumen adalah "informasi atau objek yang direkam yang dapat diterima sebagai satu unit." Meskipun terdengar sedikit rumit, hal itu sebenarnya adalah hal yang sudah Anda gunakan selama bertahun-tahun untuk membuat, membagikan, dan menggunakan dokumen.
Dalam era digital saat ini, sistem manajemen dokumen sangat penting untuk memastikan bahwa dokumen digital dapat diakses dan digunakan dengan mudah dan efisien. Tak hanya itu, sistem manajemen dokumen juga harus mampu untuk melindungi dokumen tersebut agar tidak diakses oleh orang yang tidak berkepentingan dan tetap terlindungi dari serangan siber.
Apa Manfaat Sistem Manajemen Dokumen (DMS)?
Sumber: General Data
Mungkin banyak orang yang berpikir bahwa sistem manajemen dokumen hanya menyelesaikan masalah yang kecil. Namun, bisnis yang memilih untuk berinvestasi dalam sistem manajemen dokumen elektronik dapat mengoptimalkan efisiensi dan produktivitas bisnisnya. Berikut manfaat utama implementasi sistem manajemen dokumen elektronik untuk bisnis Anda
1. Meningkatkan Keamanan Dokumen
Keamanan dokumen sangat penting bagi bisnis Anda terutama untuk melindungi data sensitif. Menurut Meridian sistem manajemen dokumen (DMS) memberikan kontrol yang lebih baik atas dokumen sensitif dan akses dokumen dapat dikontrol pada tingkat folder untuk berbagai kelompok atau individu.
Selain itu, DMS meninggalkan jejak audit siapa yang telah melihat dokumen, kapan dokumen tersebut diakses, dan bagaimana dokumen tersebut mungkin telah dimodifikasi. Oleh karena itu, sistem ini memberikan keamanan yang lebih pada dokumen perusahaan Anda.
2. Pencarian Dokumen yang Lebih Mudah
Mencari dan mengambil dokumen dapat menjadi aktivitas sangat memakan waktu. Apalagi kita tahu bahwa waktu adalah uang dan memang benar. Sebuah studi menunjukan bahwa pekerja kantor menghabiskan 30% hingga 40% untuk mencari dokumen cetak. Bisnis juga mengeluarkan biaya tenaga kerja untuk Rp 300.000 menyimpan dokumen dan Rp 1.800.000 untuk tenaga kerja untuk menemukan dokumen yang salah disimpan.
3. Mengurangi Biaya Penyimpanan Dokumen
Biaya properti komersial meningkat dan demikian pula biaya untuk menyimpan dokumen kertas. Sistem DMS berbasis software yang dapat mengurangi kebutuhan untuk lemari arsip, kotak, dan keranjang penyimpanan adalah aset berharga bagi setiap perusahaan. Dokumen yang awalnya disimpan di kantor dapat disimpan secara digital.
4. Backup dan Recovery Bencana yang lebih baik
Dengan penyimpanan digital sebagai backup, dokumen kertas akan aman dari kebakaran dan banjir, dan bencana lainnya. Dengan DMS, dokumen dapat dilacak menggunakan beragam jenis dan spesifikasi. Kemampuan pelacakan dokumen mengurangi kemungkinan dokumen hilang atau salah disimpan. Oleh karena itu sistem DMS memberikan penyimpanan yang lebih aman.
5. Kolaborasi Lebih Baik
Manfaat sistem manajemen dokumen adalah kolaborasi antara tim yang lebih baik dan cepat. Dokumen yang dikumpulkan dari sumber yang berbeda dapat diakses dari berbagai lokasi. Selain itu, pemindaian elektronik memungkinkan bagi dokumen untuk dibagikan melalui jaringan melalui email atau internet.
DMS juga memberikan visibilitas yang lebih besar pada proses bisnis dan dapat memungkinkan untuk pemantauan alur kerja yang lebih baik. Disamping itu keamanan dari dokumen juga terjaga melalui sistem pelacakan yang handal.
4 Komponen dalam Sistem Manajemen Dokumen
Sistem manajemen dokumen memiliki beberapa komponen yang harus Anda ketahui. Menurut BOX ada beberapa komponen dalam sistem manajemen dokumen:
1. Metadata Dokumen
Salah satu komponen dalam DMS yaitu adalah metadata dokumen. Metadata dokumen ini dimiliki oleh perusahaan Anda yang memuat informasi dasar tentang sebuah dokumen. Meta data tidak selalu terlihat saat Anda membuka dokumen, tetapi metadata selalu ada. Metadata biasanya meliputi:
- Tanggal pembuatan
- Nama pengguna yang membuat dokumen
- Ukuran berkas
- Pengguna terakhir yang mengedit dokumen
- Tanggal dan waktu simpan terakhir
- Rincian perubahan yang dibuat pada dokumen
2. Penangkapan Dokumen
Sistem manajemen dokumen tidak akan ada tanpa dokumen. "Penangkapan dokumen" adalah proses membuat dan mengunggah dokumen ke dalam sistem dari dokumen kertas ke dokumen digital. Jika Anda menambahkan dokumen fisik ke sistem manajemen dokumen, Anda dapat memfoto atau melakukan scanning terhadap dokumen fisik Anda.
3. Indeksing
Hanya kemampuan menyimpan dokumen tidaklah cukup bagi sistem manajemen dokumen. Sebuah sistem manajemen dokumen harus bisa membantu Anda untuk dapat mencari dokumen dengan cepat. Oleh karena itu, indeksing adalah komponen penting dari sistem manajemen dokumen. Hal Ini memungkinkan Anda untuk memantau dokumen yang Anda unggah atau buat dalam sistem. Sistem dapat mengindeks dokumen berdasarkan pembuat asli, tim yang menggunakannya, atau dapat Anda atur secara kustom.
4. Penyimpanan
Sistem manajemen dokumen memungkinkan Anda untuk menyimpan dokumen dan memberikan batasan akses terhadap dokumen tersebut. Jadi hanya beberapa orang yang telah diberikan izin dapat membuka dokumen tersebut. Hal ini sangat penting terutama untuk menghindari kasus pencurian dokumen perusahaan yang mulai marak saat ini.
5. Pencarian Dokumen
Salah satu keuntungan sistem manajemen dokumen adalah pencarian dokumen yang lebih cepat. Caranya Anda dapat menemukan folder yang diinginkan menggunakan atribusi seperti judul dokumen, tag dan meta data dari dokumen Anda
4 Cara kerja Sistem Manajemen Dokumen
Sumber: Bitfarm Archiv
Sistem manajemen dokumen memiliki beberapa langkah kerja utama yang melibatkan penginputan, penyimpanan, pengelolaan, dan pemeliharaan informasi dokumen. Berikut adalah langkah-langkah utama dalam kerja sistem manajemen dokumen:
1. Penginputan informasi dokumen
Pada tahap ini, dokumen-dokumen yang akan disimpan dalam sistem manajemen dokumen diterima dan dikonversi ke format digital. Proses penginputan ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, seperti pemindai dokumen, penginputan manual, atau melalui transfer file elektronik.
2. Pencarian informasi dokumen
Sistem manajemen dokumen menyediakan fitur pencarian yang memungkinkan pengguna untuk menemukan dokumen-dokumen yang dicari dengan cepat dan mudah. Fitur pencarian ini dapat berdasarkan kata kunci, tanggal, atau metadata lainnya.
3. Pemeliharaan informasi dokumen
Pemeliharaan informasi dokumen meliputi beberapa tugas, seperti backup dan restore data, pemeliharaan hardware dan software, dan pengelolaan informasi yang usang. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen yang disimpan dalam sistem manajemen dokumen tetap aman dan dapat diakses kapan saja.
4. Audit dan laporan
Sistem manajemen dokumen juga menyediakan fitur audit dan laporan yang memungkinkan administrator sistem untuk memantau dan mengevaluasi penggunaan sistem. Fitur ini berguna untuk memantau aktivitas pengguna, melacak perubahan dokumen, dan membuat laporan tentang penggunaan sistem secara keseluruhan.
Digiprimatera: Solusi Sistem Manajemen Dokumen untuk Perusahaan Anda
Sistem Manajemen Dokumen (DMS) kami memberikan Anda transformasi untuk dokumen konvensional menjadi dokumen digital untuk meningkatkan kelincahan dan efisiensi operasional dokumen.
Kami juga mengubah isi dokumen menjadi berbasis digital & bertujuan untuk menyederhanakan pengelolaan dokumen dengan mengadopsi teknologi tinggi sesuai kebutuhan organisasi Anda.
Sistem manajemen dokumen dapat menciptakan pengelolaan dokumen yang lebih baik. Serta mampu menjaga keamanan dari informasi dalam dokumen dari bahaya yang tidak diingikan seperti kebakaran banjir dan lainnya.
Teknologi yang kami gunakan untuk produk transformasi digital ini adalah:
- Pemindaian
- OCR (Pengenalan Karakter Optik)
- ICR (Pengenalan Karakter Intelijen)
- Database PostgreSQL, PHP.
- NodeJS
Hubungi kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya di Digiprimatera!
